Compartir archivos e impresora entre las computadoras de la oficina

El pendrive que va y viene entre dos escritorios. El archivo que se manda por mail «para que lo tengas» y termina en cuatro versiones distintas. La impresora conectada a una sola PC, que hay que dejar prendida para que los demás puedan imprimir. Si algo de esto pasa en tu oficina, hay una solución sencilla y es de las que más tiempo devuelven.

Las tres opciones

• Carpeta compartida en una PC: gratis, se configura en un rato. La limitación es que esa computadora tiene que estar encendida para que los demás accedan.
• Un equipo de almacenamiento en red (NAS): una cajita con discos conectada al router, siempre disponible, con permisos por usuario y respaldo propio. Tiene costo de equipo pero es la solución prolija para una oficina que trabaja en serio con archivos.
• La nube: las carpetas se sincronizan en cada máquina y también se acceden desde afuera. Ideal cuando hay gente que trabaja desde su casa; depende de la conexión a internet y del espacio que contrates.

Para dos o tres personas en el mismo lugar, la carpeta compartida alcanza. A partir de cuatro o cinco, o si hay archivos pesados y gente rotando, conviene un NAS o la nube.

Carpeta compartida: lo que hace falta que esté bien

En Windows la función existe desde siempre, pero hay tres cosas que fallan casi siempre y por eso «no se ven» las computadoras entre sí.

La red tiene que estar marcada como privada. Si Windows cree que estás en una red pública, bloquea la detección de equipos por seguridad. Es el motivo número uno de que la carpeta compartida no aparezca.

Todas las máquinas deben estar en la misma red. Si algunas van por el WiFi de invitados y otras por cable, no se ven entre ellas: la red de invitados justamente está aislada.

Conviene fijar la dirección de la PC que comparte, o reservársela en el router. Si esa dirección cambia sola, los accesos directos de los demás dejan de funcionar de un día para el otro.

La impresora: mejor en la red que colgada de una PC

Compartir la impresora desde la computadora a la que está enchufada funciona, pero arrastra un problema: si esa máquina está apagada, nadie imprime. Y es la fuente clásica del «no me toma la impresora» de todas las mañanas.

Si tu impresora tiene red o WiFi —la mayoría de las actuales lo tiene—, conviene conectarla directamente al router y agregarla en cada PC como impresora de red. Queda independiente de cualquier computadora.

Dos detalles que evitan dolores de cabeza: reservarle una dirección fija en el router, porque si cambia hay que reconfigurar todas las máquinas; e instalar el driver del fabricante en cada equipo, en lugar del genérico, si querés que funcionen el escaneo y las opciones de doble faz.

Permisos: el punto que casi nadie define

Compartir «todo con todos» es cómodo el primer día y problemático después. Vale la pena separar por lo menos tres niveles: una carpeta común de trabajo donde todos leen y escriben, una carpeta de administración con acceso restringido, y una carpeta de solo lectura para plantillas y formularios que nadie debería modificar.

No es burocracia: es lo que evita que alguien borre sin querer la carpeta de facturación un martes a la tarde.

Compartir no es respaldar

Vale insistir con esto porque es un malentendido frecuente. Si todos los archivos de la oficina están en una sola computadora compartida y esa máquina falla, no perdiste el acceso: perdiste los archivos. Y si están en la nube y alguien borra una carpeta por error, se borra para todos al instante.

Cualquiera sea el esquema que elijas, hace falta un respaldo aparte y automático. Es la parte que no se ve hasta el día que se necesita.